继2013年10月27日弘慧教育基金会在长沙的7位理事李少波等人在张帆理事长的召集下召开理事专题会议，重点就第二届理事会成员的工作模块分工进行商讨之后，10月28日，张帆理事长和杨晓华秘书长又组织基金会秘书处全体工作人员在长沙百果园召开团圆会，会议主要梳理了下一阶段秘书处的工作重点和思路，并划分了清晰的工作模块，将责任细化，明确责任到人。
会议于10月28日下午1点正式开始，根据秘书处日常工作的主要模块，相关人员依次对自己的工作进行了总结和汇报。首先，杨晓华秘书长对基金会的项目管理、奖学金发放等相关工作做了总体概况，他表示近几年在学校项目运行这一方面已取得了长足的进步，各方面制度规范也日臻完善，尽管在具体操作层面可能还存在些许欠缺，但是随着经验的积累项目管理工作也会越做越好。同时，他也希望加强对学校项目老师的培训，以及在具体工作中的执行力能够有所突破，有所提升。
针对项目管理工作，理事、副秘书长李琦也提出了自己的意见和看法。他认为随着弘慧在各县项目的不断增多，管理难度不断加大，对项目老师的管理也变得尤为重要。他提出以县高中项目老师为核心，赋予高中项目老师更多的权责，从而加强对县域内其他项目老师的监督和管理。同时，他指出基金会学生基本信息录入工作应下放到各县学校，由秘书处进行审核，以便提高信息的有效性和准确性。
胡老师则对基金会资助对象，走访活动等方面提出了自己的见解。他认为基金会应在走访的同时，从学校、家长、邻居等多方面了解学生基本情况。在项目设立之前，则需适当加长对学校、对学生的考察时间，以便能够全面评估是否设立项目，也能更好地保证基金会声誉。
对基金会公关关系和宣传工作，主要负责人王钦指出今后的宣传需要更多一点思考，更多一点沉淀。通过网站、微信、微博等多种方式将弘慧的理念，弘慧的精神，弘慧的梦想更好地诠释给他人。杜珍梅和胡芝慧也分别针对自己所负责的财务和信息管理进行了总结汇报，表示今后会把工作做得更细致、更及时。新上任的工作人员徐珊珊也在听取了大家的发言后对基金会的工作有了更为全面的了解，为以后工作的开展打下了良好的铺垫。
最后，张帆理事长对整个会议进行了总结，他表明基金会现行的制度没有问题，但有很多细节需要完善。要注重与学校的合作，承认学校的工作量，同时加强与项目老师的联系，对项目老师进行有效的培训。在项目实施的过程中，要严格按照项目实施细则，规范机制，确定完整的考核指标。同时，针对基金会的日常工作模块，对每一项工作都指定了特定的责任理事和责任工作人员，要求权责明确，提高效率。
此次会议的成功召开为实现弘慧基金会第二个五年计划奠定了组织基础，理顺了执行层面的工作关系，也将使基金会今后的工作得以更高效，更规范地运转。
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